Hướng dẫn Vận hành — Phân hệ Cho thuê (LMS)¶

Info

Tài liệu này hướng dẫn nhân viên kinh doanh và quản lý cho thuê thao tác hàng ngày trên hệ thống Odoo. Hướng dẫn kế toán xem Hướng dẫn Kế toán AMS.

Phần 1 — Quản lý Khách hàng¶

1.1 Tạo khách hàng mới¶

Mở: Liên hệ → Khách hàng → Mới

Nếu khách hàng là Công ty: 1. Chọn loại Công ty (ở trên cùng) 2. Nhập tên công ty 3. Nhập Mã số thuế (hệ thống kiểm tra trùng — nếu đã tồn tại sẽ báo lỗi) 4. Nhập Ngày cấp, Nơi cấp, Lần thay đổi, Ngày thay đổi 5. Upload Giấy đăng ký kinh doanh (có thể upload nhiều file) 6. Bấm Lưu — hệ thống tự tạo mã DN-XXXXX

Nếu khách hàng là Cá nhân: 1. Chọn loại Cá nhân 2. Nhập họ tên 3. Nhập Số CCCD/Passport (hệ thống kiểm tra trùng) 4. Nhập Mã số thuế (nếu có), Ngày cấp, Nơi cấp 5. Bấm Lưu — hệ thống tự tạo mã CN-XXXXX

1.2 Thêm Thương hiệu cho khách hàng¶

Mở chi tiết khách hàng → Tab Thương hiệu
Bấm Thêm một dòng → chọn thương hiệu từ danh sách
Ngành hàng sẽ tự động điền theo thương hiệu

1.3 Thêm Đại diện pháp luật¶

Mở chi tiết khách hàng → Tab Các liên lạc & Địa chỉ
Bấm Thêm → chọn Đại diện pháp luật
Nhập Số CCCD, Ngày cấp, Nơi cấp, Chức vụ
Upload hình đại diện (nếu có)
Bấm Lưu và Đóng

Mẹo

Tương tự cho Đại diện ký hợp đồng — cần nhập thêm Số ủy quyền, upload Giấy ủy quyền, Ngày hiệu lực (bắt buộc).

1.4 Chọn Người liên hệ chính¶

Trong danh sách liên hệ của khách hàng → tick checkbox Người liên hệ chính cho 1 người.

Mẹo

Chỉ được chọn 1 người làm liên hệ chính tại 1 thời điểm. Nếu tick 2 người → hệ thống báo lỗi khi lưu.

Phần 2 — Quy trình Cho thuê NLA¶

Bước 1: Tạo Thỏa thuận (Deal)¶

Mở: Cho thuê → Hợp đồng → Thỏa thuận → Mới

Chọn Mall → Mã Mall tự điền
Chọn Tầng (theo Mall) → chọn Vị trí (theo Tầng) → Loại vị trí, Diện tích tự điền
Chọn Khách hàng → chọn Thương hiệu → Ngành hàng tự điền
Nhập Thời hạn thuê, Ngày bắt đầu → Ngày kết thúc tự tính
Bấm Lưu → hệ thống tạo mã {Mall}/DL{XXXX}

Bước 2: Tạo Phiếu duyệt thuê (LAF)¶

Từ Deal → bấm Tạo phiếu duyệt thuê → hệ thống tự tạo LAF với thông tin từ Deal.

Kiểm tra thông tin khung chính (Mall, Vị trí, KH — readonly, lấy từ Deal)
Nhập Loại hình kinh doanh (bắt buộc)
Điền Tab Điều kiện tiền thuê:
Chọn Mô hình tính phí (5 case — xem hướng dẫn bên dưới)
Nhập đơn giá tiền thuê, phí dịch vụ, QC&KM, vệ sinh theo từng năm
Hệ thống tự tính tổng tiền thuê/tháng
Điền Tab Điều kiện & Điều khoản:
Thời hạn HĐ, Chu kỳ hóa đơn (Tháng/Quý/Năm)
Tiền cọc (chọn Loại cọc + nhập số tiền + ngày TT)
Free rent, Điều kiện thi công
Bấm Gửi duyệt → popup chọn người duyệt → Xác nhận

Info

Trạng thái Deal chuyển thành "Chờ duyệt thuê".

Nếu bị từ chối: Bấm nút tạo LAF mới (copy thông tin) → chỉnh sửa → gửi duyệt lại.

Bước 3: Thư chào thuê (OL) — Chỉ NLA¶

Khi LAF được duyệt → hệ thống tự động tạo OL.

Soạn OL bản cứng → gửi khách hàng ký
Khách đồng ý → Upload OL đã ký → trạng thái "Đã ký"
Khách không đồng ý → Hủy OL → quay lại sửa LAF

Bước 4: Tạo Hợp đồng (LA)¶

Khi OL đã ký + kế toán xác nhận đã nhận cọc lần 1 → hệ thống tự động tạo HĐ nháp.

Kiểm tra thông tin HĐ (lấy từ LAF/OL)
Chỉnh sửa Tab Điều kiện tiền thuê và Tab Điều kiện & Điều khoản (nếu cần)
Bấm Gửi duyệt → chọn người duyệt

Nếu chưa nhận đủ cọc bắt buộc → popup cảnh báo "Chưa nhận đủ cọc, bạn có muốn tiếp tục không?"

Được duyệt → Soạn LA bản cứng → gửi khách ký
Khách ký → Upload LA đã ký → bấm Xác nhận

Nếu khách muốn sửa → Tạo yêu cầu cập nhật LA → gửi duyệt thay đổi (Commercial)

Bước 5: Bàn giao mặt bằng¶

Kế toán xác nhận đã nhận đủ cọc
Bấm Xác nhận cho thuê
Upload biên bản BGMB (Bàn giao mặt bằng)
Đến ngày tính tiền thuê → trạng thái Deal chuyển thành "Đang thuê"

Phần 3 — Quy trình Cho thuê Non-NLA (Rút gọn)¶

Giống NLA nhưng bỏ qua bước OL (Thư chào thuê):

Tạo Deal → Tạo LAF rút gọn (không có Tab Điều kiện tiền thuê, không có Phụ lục tờ trình)
LAF được duyệt → hệ thống tự động tạo LA (không qua OL)
Duyệt LA → Ký → Upload → Xác nhận → Bàn giao

Khác biệt LAF Non-NLA: - Bỏ Tab Điều kiện tiền thuê - Bỏ: quyền chọn gia hạn, checkbox đồng thời thuê dự án khác, % NLA - Thêm: Thời gian tháo dỡ, Đơn vị thi công, ĐT liên hệ thi công, Hạn mức bảo hiểm, Ngày tiếp nhận hồ sơ BH

Phần 4 — Phụ lục Hợp đồng¶

Khi cần thay đổi giá thuê, gia hạn, hoặc bổ sung điều khoản:

Mở HĐ đang thuê → bấm Tạo phụ lục
Chỉnh sửa thông tin cần thay đổi
Bấm Gửi duyệt → chọn người duyệt
Được duyệt → Soạn phụ lục bản cứng → gửi khách ký
Upload bản cứng đã ký → bấm Xác nhận phụ lục

Info

Trạng thái Deal: Đang thuê → Chờ duyệt phụ lục → Đang thuê (sau khi xác nhận)

Phần 5 — Thanh lý Hợp đồng¶

5.1 Thanh lý hết hạn¶

Mở HĐ sắp hết hạn → bấm Tạo đề nghị thanh lý
Soạn biên bản thanh lý (BBTL) → gửi khách ký → upload
Bấm Xác nhận thanh lý
Bấm Tạo đề nghị thanh toán (cọc thi công) → Kế toán xác nhận nhận cọc
Nhà thầu thi công → Nghiệm thu → upload biên bản nghiệm thu
Kế toán hoàn cọc (nếu có) → xuất hóa đơn → Hoàn tất

5.2 Chấm dứt trước hạn¶

Bấm Tạo đề nghị chấm dứt HĐ → Gửi duyệt
Được duyệt → Soạn BBTL → KH ký → Upload → Xác nhận
Tiếp tục quy trình cọc thi công + nghiệm thu như thanh lý hết hạn

Phần 6 — Dừng Thỏa thuận¶

Khi muốn hủy 1 Deal chưa có hợp đồng:

Từ danh sách: Tick chọn nhiều Deal → Thực hiện → Dừng thỏa thuận

Từ chi tiết Deal: Bấm Thực hiện → Dừng thỏa thuận

Hệ thống kiểm tra: nếu Deal đã có HĐ (trạng thái khác Hủy) → báo lỗi, không cho dừng
Popup cảnh báo: "Sau khi dừng không thể khôi phục. Tiếp tục?"
Nhập Lý do (bắt buộc) → bấm Tiếp tục
Hệ thống archive Deal + tất cả LAF, OL liên quan
Ribbon "Dừng thỏa thuận" hiển thị trên form
Vị trí trở về available — có thể tạo Deal mới

Phần 7 — Quản lý Đặt cọc¶

7.1 Tạo đề nghị thanh toán cọc¶

Từ HĐ hoặc Phiếu thanh lý → bấm Tạo đề nghị thanh toán:

Popup hiện ra → chọn Loại phí (chỉ hiện loại chưa tạo thanh toán)
Chọn Loại hình thanh toán (Tiền mặt / Ngân hàng)
Chọn Tài khoản nhận + Phương thức (Thủ công / Gộp)
Nhập Ngày thanh toán
Bấm Tạo thanh toán → hệ thống tạo phiếu thu trên AMS

7.2 Cập nhật trạng thái cọc¶

Khi phiếu thu được mark reconciled (khớp lệnh NH) → cọc tự chuyển từ "Chờ nhận" → "Đã nhận"
Trạng thái cập nhật trên tất cả LAF, OL, LA liên quan

7.3 Lưu ý¶

Không được xóa khoản cọc đã ở trạng thái "Chờ nhận" hoặc "Đã nhận"
Có thể sửa số tiền cọc:
Nếu số tiền mới ≤ số đã nhận → trạng thái = "Đã nhận"
Nếu số tiền mới > số đã nhận → trạng thái = "Chờ nhận"

Phần 8 — 5 Mô hình tính phí thuê¶

Khi điền Tab Điều kiện tiền thuê trong LAF, chọn 1 trong 5 mô hình:

Case	Tên	Cách tính
1	Tiền thuê cơ bản + Phí cố định	Đơn giá × m²/tháng
2	Phí + % Doanh thu	DT × % thỏa thuận
3	Max(Cơ bản, %DT) + Phí	Lấy mức cao hơn
4	Phí + Bậc (không lũy tiến)	% của bậc tương ứng cho toàn bộ DT
5	Phí + Bậc (lũy tiến)	Mỗi bậc tính riêng

Hệ thống sẽ tự tính tổng tiền thuê/tháng dựa trên mô hình đã chọn.

Mẹo sử dụng¶

Mẹo	Cách làm
Tìm kiếm nhanh	Bấm phím Cách ở trang chủ Odoo
Quay lại	Bấm breadcrumb phía trên (không dùng Back trình duyệt)
Xem file đã upload	Bấm vào tên file → xem PDF trong popup (không tải về)
Tìm Mall	Gõ tên hoặc mã code Mall đều tìm được

Tài liệu liên quan¶

Hướng dẫn Kế toán AMS — Hóa đơn, thanh toán, bút toán
Hướng dẫn Báo cáo TT200 — Xuất báo cáo kế toán
FRD02-Cho-Thue — Tài liệu kỹ thuật Phân hệ Cho thuê
Trang-Thai-Cho-Thue — Bảng tra cứu trạng thái