Hướng dẫn Vận hành Kế toán — Dành cho Người dùng¶

Mẹo

Tài liệu này hướng dẫn từng bước các thao tác kế toán hàng ngày trên hệ thống Odoo. Nếu bạn cần thiết lập hệ thống (tạo tài khoản, cấu hình sổ nhật ký, kết nối S-Invoice...), vui lòng liên hệ quản trị viên hoặc xem HD-Thiet-Lap-He-Thong.

Phần A — Nhập báo cáo hàng tháng¶

Mỗi tháng, Quản lý Mall cần nhập 2 loại báo cáo vào hệ thống trước khi kế toán xuất hóa đơn.

A1. Báo cáo Điện / Nước / Gas¶

Mở: Cho thuê → Hoạt động khác → Báo cáo điện, nước, gas

Cách tạo 1 báo cáo¶

Bấm Mới
Chọn Loại tiện ích (Điện, Nước, hoặc Gas)
Chọn Mã hợp đồng — các thông tin Mall, Vị trí, Khách thuê, Thương hiệu sẽ tự động hiện ra
Ở phần Chi tiết, bấm "Thêm một dòng" rồi nhập:
Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc
Chỉ số đầu, Chỉ số cuối (hệ thống tự tính Mức tiêu thụ)
Hệ số nhân (thường để 1, trừ khi có hệ số đặc biệt)
Đơn giá
Thuế (đã có sẵn mặc định, có thể đổi nếu cần)
Bấm Tải lên tập tin của bạn để upload bản scan/ảnh chụp báo cáo gốc
Bấm Xác nhận — hệ thống sẽ ghi nhận kỳ hóa đơn hiện tại

Lưu ý quan trọng

Bạn phải upload file trước khi Xác nhận. Nếu quên, hệ thống sẽ báo lỗi.

Cách tải file cho nhiều báo cáo cùng lúc¶

Ở danh sách, tick chọn nhiều báo cáo đang ở trạng thái Mới
Bấm Thực hiện → Tải bản cứng đã ký
Upload file → Bấm Lưu bản cứng — file sẽ được gắn vào tất cả báo cáo đã chọn

Cách import nhiều báo cáo từ Excel¶

Chuẩn bị file Excel theo biểu mẫu (liên hệ kế toán để lấy mẫu)
Ở danh sách báo cáo, bấm Yêu thích → Import dữ liệu
Tải tệp lên → Bấm Kiểm thử để kiểm tra dữ liệu
Nếu hợp lệ → Bấm Nhập để đưa dữ liệu lên hệ thống

Cách xác nhận nhiều báo cáo cùng lúc¶

Tick chọn nhiều báo cáo → Bấm Thực hiện → Xác nhận báo cáo

A2. Báo cáo Doanh thu Khách thuê¶

Mở: Cho thuê → Hoạt động khác → Báo cáo doanh thu khách thuê

Thao tác giống hệt Báo cáo Điện/Nước/Gas. Khác ở phần Chi tiết: - Nhập Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Doanh thu (số tiền) - Hệ thống tự cộng Tổng doanh thu

Phần B — Xuất hóa đơn từ LMS¶

B1. Xuất hóa đơn tự động (theo hợp đồng)¶

Mở: Lên hóa đơn → Khách hàng → Tạo hóa đơn thủ công

Một cửa sổ hiện ra cho phép bạn chọn:

Lựa chọn	Khi nào dùng
Kỳ hóa đơn hiện tại	Xuất hóa đơn cho kỳ đang hoạt động
Kỳ hóa đơn tiếp theo	Xuất hóa đơn báo trước
Trong khoảng thời gian	Chọn ngày bắt đầu → kết thúc cụ thể

Bạn có thể lọc thêm theo Mall hoặc Mã hợp đồng cụ thể, hoặc để trống để xuất tất cả.

Bấm Tạo hóa đơn → hệ thống sẽ tạo hóa đơn trên cả LMS và AMS.

B2. Tạo hóa đơn thủ công¶

Mở: Lên hóa đơn → Khách hàng → Hóa đơn → Mới

Chọn Khách hàng và Mã hợp đồng
Nhập Ngày hóa đơn, Ngày phải trả
Ở phần Chi tiết, bấm "Thêm một dòng":
Chọn Loại phí → Nhãn tự động điền
Nhập Từ ngày, Đến ngày, Số lượng, Giá, Thuế
Bấm Lưu → hóa đơn sẽ tự động tạo trên AMS

Phần C — Nghiệp vụ Kế toán hàng ngày trên AMS¶

C1. Hóa đơn bán hàng (Công nợ phải thu)¶

Mở: Kế toán → Khách hàng → Hóa đơn

Hóa đơn tự động từ hợp đồng thuê¶

Hệ thống tự động tạo hóa đơn khi đến kỳ thanh toán của hợp đồng. Bạn chỉ cần: 1. Mở hóa đơn, kiểm tra thông tin 2. Bấm Xác nhận để vào sổ

Hóa đơn gồm: tiền thuê cơ bản + chi phí dịch vụ + doanh thu chia sẻ. Tiền điện/nước/gas được tách riêng.

Hóa đơn báo trước¶

Là hóa đơn của kỳ tiếp theo, hệ thống tự tạo khi đến ngày thiết lập. Nhận biết bằng nhãn hồng "HÓA ĐƠN BÁO TRƯỚC".

Hóa đơn báo trước chưa thể xác nhận — khi sang kỳ mới, nó tự chuyển thành hóa đơn bình thường.

Tạo hóa đơn thủ công trên AMS¶

Bấm Mới
Chọn Khách hàng, Ngày, Sổ nhật ký, Mã hợp đồng (nếu có)
Thêm dòng chi tiết: Sản phẩm, Nhãn, Từ ngày, Đến ngày, Số lượng, Giá, Thuế
Nếu cần tính lãi trả chậm → vào Tab Thông tin khác → nhập Ngày bắt đầu thanh toán và Mức lãi suất
Bấm Xác nhận

Giảm công nợ bán hàng¶

Mở: Kế toán → Khách hàng → Giấy báo có → Mới

Nhập Khách hàng, Sản phẩm, Số lượng, Giá → Bấm Xác nhận.

In Đề nghị thanh toán¶

Mở hóa đơn → Bấm biểu tượng In → Chọn "Bảng in" → file PDF sẽ tải về máy.

C2. Hóa đơn mua hàng (Công nợ phải trả)¶

Mở: Kế toán → Nhà cung cấp → Hóa đơn → Mới

Chọn Nhà cung cấp
Nhập Mã hóa đơn (số HĐ của NCC), Ngày, TK ngân hàng người nhận
Thêm chi tiết: Sản phẩm, Nhãn, TK kế toán, Số lượng, Giá, Thuế
Kiểm tra tab Chi tiết bút toán → Bấm Xác nhận

Giảm công nợ mua hàng: Mở hóa đơn gốc → Bấm Thêm giấy báo có → Nhập lý do → Đảo ngược.

C3. Ghi nhận thanh toán¶

Thanh toán cho 1 hóa đơn cụ thể¶

Mở hóa đơn đã xác nhận
Bấm Ghi nhận thanh toán
Chọn: Sổ nhật ký, Phương thức thanh toán, Số tiền, Ngày
Bấm Tạo thanh toán

Hệ thống sẽ tự động đánh dấu hóa đơn là "Đang thanh toán" hoặc "Đã thanh toán".

Tạo thanh toán khi chưa biết rõ hóa đơn¶

Mở: Kế toán → Khách hàng → Thanh toán → Tạo

Nhập: Loại (Nhận/Gửi), Khách hàng, Số tiền, Ngày, Sổ nhật ký → Xác nhận.

Sau đó, bạn có thể liên kết khoản thanh toán này với hóa đơn tương ứng (xem phần Liên kết thanh toán bên dưới).

Liên kết thanh toán với hóa đơn¶

Mở hóa đơn đã xác nhận → Kéo xuống phần Dư nợ còn lại → Bấm Thêm → Chọn khoản thanh toán chưa phân bổ.

Trường hợp khách trả thiếu¶

Bấm Ghi nhận thanh toán → Nhập số tiền thực nhận (thấp hơn công nợ)
Hệ thống hiện phần Thanh toán chênh lệch
Chọn "Đánh dấu đã trả đủ" → Chọn tài khoản ghi nhận phần thiếu (VD: Chi phí khác)
Bấm Tạo thanh toán

Hủy liên kết thanh toán¶

Mở hóa đơn → Phần tóm tắt → Bấm Xem chi tiết → Bấm Chưa đối soát.

Đối soát ngân hàng (Bank Statement)¶

Mở: Kế toán → Bảng thông tin → [Chọn sổ ngân hàng]

Bấm Mới
Nhập: Ngày, Nhãn (mã phiếu thu), Đối tác (tên KH), Tổng tiền
Bấm Lưu và đóng
Bấm Xác nhận → Thiết lập đã kiểm tra → Trạng thái chuyển thành "Matched"

C4. Bút toán phát sinh¶

Mở: Kế toán → Kế toán → Bút toán phát sinh → Mới

Nhập Mã phiếu, Ngày kế toán, Sổ nhật ký
Bấm Thêm dòng cho mỗi tài khoản:
Chọn Tài khoản, Đối tác, Nhập Nhãn (ghi chú)
Nhập số tiền vào cột Nợ hoặc Có
Đảm bảo tổng Nợ = tổng Có
Bấm Vào sổ

Bút toán tiền cọc (tự động)¶

Khi bên Leasing tạo Đề nghị thanh toán cho khoản cọc → hệ thống tự động tạo bút toán trên AMS với mã DATCOC/[Mã Deal].

Bạn chỉ cần kiểm tra sổ nhật ký và tài khoản, điều chỉnh nếu cần → Bấm Vào sổ.

Bút toán âm (chỉ dành cho Quản trị viên thanh toán)¶

Tạo bút toán mới
Tick chọn "Bút toán giảm trực tiếp"
Bây giờ bạn có thể nhập số âm ở cột Nợ hoặc Có

C5. Quản lý Ngân sách¶

Mở: Kế toán → Kế toán → Ngân sách → Mới

Nhập tên ngân sách, người phụ trách, thời gian
Bấm Thêm dòng: chọn Dự thảo ngân sách, Tài khoản phân tích, Ngày, Giá trị kế hoạch
Bấm Xác nhận

Hệ thống sẽ so sánh giá trị thực tế với kế hoạch để theo dõi tiến độ chi tiêu.

Phần D — Xuất hóa đơn điện tử (S-Invoice)¶

D1. Phát hành hóa đơn điện tử¶

Mở hóa đơn đã Xác nhận (trạng thái "Đã vào sổ")
Bấm nút S-Invoice
Chọn: Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Hình thức thanh toán
Bấm Xem trước để kiểm tra nội dung
Bấm Lập hóa đơn để phát hành chính thức

Sau khi phát hành thành công, hệ thống sẽ nhận mã cơ quan thuế và lưu thông tin HĐĐT.

D2. Điều chỉnh hóa đơn điện tử¶

Dùng khi cần điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị hóa đơn đã phát hành.

Tạo hóa đơn điều chỉnh trên Odoo → Xác nhận
Bấm S-Invoice → Chọn "Điều chỉnh HĐ"
Chọn Hóa đơn gốc từ danh sách (hoặc nhập thủ công nếu HĐ gốc nằm ngoài hệ thống)
Bấm Lập hóa đơn

Lưu ý quan trọng

Mẫu và Ký hiệu của hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh phải trùng nhau. Nếu không, hệ thống sẽ báo lỗi.

D3. Thay thế hóa đơn điện tử¶

Thao tác giống Điều chỉnh, nhưng chọn "Thay thế HĐ" thay vì "Điều chỉnh HĐ".

D4. Hủy hóa đơn điện tử¶

Mở hóa đơn đã phát hành HĐĐT
Bấm Hủy → Nhập lý do hủy
Hệ thống gửi yêu cầu hủy lên S-Invoice

Nếu muốn đưa hóa đơn về Dự thảo: - Chưa phát hành HĐĐT → Đưa về dự thảo bình thường - Đã phát hành HĐĐT → Phải hủy HĐĐT trước rồi mới đưa về dự thảo

D5. Gửi HĐĐT cho khách hàng¶

Gửi 1 hóa đơn: Mở hóa đơn → Bấm Gửi

Gửi nhiều hóa đơn: Ở danh sách, tick chọn nhiều HĐ → Bấm Thực hiện → Gửi HĐĐT

Mẹo sử dụng Odoo¶

Mẹo	Cách làm
Tìm kiếm nhanh	Bấm phím Cách ở trang chủ → gõ tên cần tìm
Quay lại trang trước	Bấm vào đường dẫn phía trên bên trái (KHÔNG dùng nút Back của trình duyệt)
Nhận biết trường bắt buộc	Trường có gạch chân đậm là bắt buộc phải nhập

Tài liệu liên quan¶

Huong-Dan-Bao-Cao-TT200 — Hướng dẫn xuất báo cáo kế toán theo Thông tư 200
Hướng dẫn Vận hành Cho thuê (LMS) — Tạo Deal, LAF, OL, Hợp đồng, Thanh lý