Hướng dẫn 03: Tạo 7 Automation Rules trong Odoo¶
Điều kiện tiên quyết¶
- Đã tạo xong Project + 11 Stages (Hướng dẫn 01)
- Đã tạo xong 7 Email Templates (Hướng dẫn 02)
- Developer Mode đang bật
Truy cập Automation Rules¶
Settings > Technical > Automation > Automated Actions
Tổng quan 7 Rules¶
| # | Tên Rule | Trigger | Filter chính | Template |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [HOSOTK] Nhắc nhẹ 3 ngày |
Timed: deadline − 3 ngày | Chưa hoàn thành | Nhắc nhẹ 3 ngày |
| 2 | [HOSOTK] Nhắc nhở 1 ngày |
Timed: deadline − 1 ngày | Chưa hoàn thành | Nhắc nhở 1 ngày |
| 3 | [HOSOTK] Đến hạn hôm nay |
Timed: deadline + 0 ngày | Chưa hoàn thành | Đến hạn hôm nay |
| 4 | [HOSOTK] Escalation Quản lý |
Timed: deadline + 1 ngày | Chưa hoàn thành | Escalation Quản lý |
| 5 | [HOSOTK] Escalation Phó Tổng |
Timed: deadline + 3 ngày | Chưa hoàn thành | Escalation Phó Tổng |
| 6 | [HOSOTK] Cập nhật Thư ký |
Stage changed → Gửi Thư ký | Project = HOSOTK | Cập nhật Thư ký |
| 7 | [HOSOTK] Tạo hồ sơ mới |
Record Created | Project = HOSOTK | Tạo hồ sơ mới |
Filter dùng chung cho Rules 1–5 (Time-based)¶
Domain filter (dán vào ô Filter / Extra Conditions):
[
("project_id.name", "=", "Hồ sơ trình ký Ban TGĐ"),
("stage_id.name", "not in", ["Hoàn thành", "TGĐ đã duyệt", "Đã thanh toán"])
]
Lý do: Chỉ nhắc các task thuộc đúng project, không gửi email cho hồ sơ đã xong.
Rule 1: Nhắc nhẹ 3 ngày trước deadline¶
Nhấp New, điền:
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Name | [HOSOTK] Nhắc nhẹ 3 ngày |
| Model | Project Task (project.task) |
| Trigger | Based on a timed condition |
| When | Deadline → -3 days |
| Filter | (dán domain chung ở trên) |
| Action | Send an email |
| Email Template | [HOSOTK] Nhắc nhẹ 3 ngày |
| Active | ✅ |
Nhấp Save.
Rule 2: Nhắc nhở 1 ngày trước deadline¶
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Name | [HOSOTK] Nhắc nhở 1 ngày |
| Model | Project Task |
| Trigger | Based on a timed condition |
| When | Deadline → -1 days |
| Filter | (dán domain chung) |
| Action | Send an email |
| Email Template | [HOSOTK] Nhắc nhở 1 ngày |
| Active | ✅ |
Rule 3: Đến hạn hôm nay¶
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Name | [HOSOTK] Đến hạn hôm nay |
| Model | Project Task |
| Trigger | Based on a timed condition |
| When | Deadline → 0 days |
| Filter | (dán domain chung) |
| Action | Send an email |
| Email Template | [HOSOTK] Đến hạn hôm nay |
| Active | ✅ |
Rule 4: Escalation Quản lý (trễ 1 ngày)¶
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Name | [HOSOTK] Escalation Quản lý |
| Model | Project Task |
| Trigger | Based on a timed condition |
| When | Deadline → +1 days |
| Filter | (dán domain chung) |
| Action | Send an email |
| Email Template | [HOSOTK] Escalation Quản lý |
| Active | ✅ |
Quan trọng
Template 4 gửi tới object.user_ids[0].parent_id.work_email (quản lý trực tiếp). Đảm bảo HR đã cấu hình Manager cho từng nhân viên.
Rule 5: Escalation Phó Tổng (trễ 3 ngày)¶
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Name | [HOSOTK] Escalation Phó Tổng |
| Model | Project Task |
| Trigger | Based on a timed condition |
| When | Deadline → +3 days |
| Filter | (dán domain chung) |
| Action | Send an email |
| Email Template | [HOSOTK] Escalation Phó Tổng |
| Active | ✅ |
Quan trọng
Template 5 gửi tới email Phó TGĐ (cố định). Cập nhật email trong template trước khi activate rule này.
Rule 6: Cập nhật Thư ký (Stage Changed)¶
Rule này kích hoạt khi task chuyển vào stage "Gửi Thư ký Phó Tổng" hoặc "Gửi Thư ký TGĐ".
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Name | [HOSOTK] Cập nhật Thư ký |
| Model | Project Task |
| Trigger | Stage is set to |
| Stage | Chọn cả 2: Gửi Thư ký Phó Tổng và Gửi Thư ký TGĐ (nếu Odoo cho chọn nhiều) |
| Filter | [("project_id.name", "=", "Hồ sơ trình ký Ban TGĐ")] |
| Action | Send an email |
| Email Template | [HOSOTK] Cập nhật Thư ký |
| Active | ✅ |
Nếu Odoo chỉ cho chọn 1 stage: Tạo thêm Rule 6b với cấu hình y hệt nhưng Stage =
Gửi Thư ký TGĐ.
Cách tạo nếu dùng "Record Updated" thay vì "Stage is set to":
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Trigger | Record Updated |
| When Updated | Stage |
| Filter | [("project_id.name", "=", "Hồ sơ trình ký Ban TGĐ"), ("stage_id.name", "in", ["Gửi Thư ký Phó Tổng", "Gửi Thư ký TGĐ"])] |
Rule 7: Tạo hồ sơ mới (Record Created)¶
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Name | [HOSOTK] Tạo hồ sơ mới |
| Model | Project Task |
| Trigger | Record Created |
| Filter | [("project_id.name", "=", "Hồ sơ trình ký Ban TGĐ")] |
| Action | Send an email |
| Email Template | [HOSOTK] Tạo hồ sơ mới |
| Active | ✅ |
Kiểm tra
Xem Hướng dẫn 04 — Phân quyền & Test để test đầy đủ các rules.